Workplace management het fundament van de moderne werkomgeving

Al een tijdje zijn we bezig met het herinrichten van de werkomgeving, het hybride werken zit er bij iedereen in en we hebben bewezen dat we net zo productief thuis kunnen zijn als op kantoor. Toch schopt de krapte op de arbeidsmarkt een beetje roet in het eten om deze ideale werksituatie verder vorm te geven. Het overschot aan beschikbare banen zorgt er namelijk voor dat bedrijven alles op alles moeten zetten om medewerkers te binden, te boeien en vast te houden. Biedt workplace management hierin (een deel van) de oplossing?

Laten we beginnen met het specificeren van de term ‘workplace management’. Deze term wordt vaker gebruikt, maar wat betekent dit nou precies? Workplace management is een functietitel van de persoon(en) die verantwoordelijk zijn voor het optimaal inzetten van de werkomgeving. Dit betekent dus niet alleen facilitaire taken, maar gaat breder dan dat; een workplace manager zet de individuele werknemer centraal en vertrekt vanuit hier met het creëren van de ideale werkomgeving om medewerkers te laten floreren.

Integrale visie

Een workplace manager hanteert een holistische visie en combineert dagelijks de vakgebieden FM, HR, IT en vastgoed om er voor te zorgen dat medewerkers prettig en productief kunnen werken zowel op kantoor, thuis als onderweg. Daarnaast is een workplace manager de ideale sparringpartner voor bovengenoemde managers om de brug te slaan tussen deze vakgebieden als het gaat om de werkomgeving.

IT onderlegd en maakt data gedreven beslissingen

We leven in een digitale tijdperk en iedereen is met elkaar verbonden. Feilloos werken we samen via Microsoft teams of Zoom en bestanden worden eenvoudig opgeslagen op de gezamenlijke drive. Ook hangen kantoren vol met sensoren en andere meetinstrumenten. Al deze interacties leveren waardevolle data op die verwerkt moet worden om de correcte besluiten te nemen. De workplace manager weet van IT systemen en is onderlegd in het structuren, analyseren en uitlezen van data

Zet het individu altijd op de eerste plaats

Waarbij werk in het teken stond van de werkgever, staat het individu nu centraal. Als werkgever moet je dus ook slim beleid maken om medewerkers vast te houden. Dit kan organisatie breed, maar kan ook specifiek over de werkomgeving gaan. Wat voor mensen hebben we eigenlijk, waar willen zij werken en aan welke services hechten zij waarde? De workplace manager snapt de HR uitgangspunten van de organisatie en weet deze te vertalen naar de werkomgeving. 

Slim omgaan met de kansen in de markt

De markt van de werkomgeving staat natuurlijk ook niet stil. Dagelijks ontstaan er nieuwe concepten om medewerkers de beste experience te leveren. Als workplace manager ben je in staat om deze concepten op waarde te schatten en ze te vertalen naar de organisatie. Gaan we bijvoorbeeld voor één hoofdkantoor of kiezen we voor een verspreide aanpak met verschillende co-working spaces óf werken we helemaal remote en wellicht zelfs verspreid over de hele wereld. Basiskennis van werkplekken en vastgoed is een pré voor workplace managers. 

De aankomende maanden zullen uitwijzen hoe mensen na de zomerperiode terug aan het werk gaan en aan de workplace managers (in spé) de uitdaging om hier zo goed mogelijk in te faciliteren.